CANADIAN EVALUATION SOCIETY LA SOCIÉTÉ CANADIENNE D'ÉVALUATION

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1999 ConferenceCongrès de 1999

Guides de présentation - Guides for presentation

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Table of Content / Table des matières

1. Effective Conference Presentations | Des présentations efficaces
2. Designing Effective Posters | Concervoir des affiches efficaces
3. Session Moderation | Présider une session

   By/Par Rochelle Zorzi

1e) Effective Conference Presentations

Presentation Purposes

The main purpose of a presentation is to communicate information and ideas to other people. For communication to be effective, your audience needs to listen to your message, understand it, and remember it.

Preparation is the key to a successful presentation. You can design your presentation to increase attention, comprehension, and retention.

Presentation Content

People listen when they think they will learn something useful. Look at your topic from the point of view of the audience.

Ask Yourself

• How is my presentation relevant to the audience?
• Which aspects of my topic would be most interesting to them?
• What ideas will the audience be able to use in their own work?

Delegates at the 1998 CES Conference said that they are more interested when...

1. The content of the presentation reflects what's in the abstract
2. The presentation deals with an important issue
3. Both sides of the issue are presented
4. The focus is on the evaluation rather than on the program being evaluated
5. The evaluation methods are appropriate to the study
6. New and innovative methods are presented
7. The presenter briefly discusses the evaluation results and their utilization

Organizing the Presentation

A presentation usually has three parts. The introduction catches the audience's attention and orients them to the topic. The body elaborates on three to five main points that bear on the central message. The conclusion ties the points together and emphasizes the underlying message. People understand new information better when it relates to what they already know.

Ask Yourself

• What is the central message that I am trying to convey?
• What does the audience already know about my topic?
• What information do they need to understand my message?
• What is the best way to organize that information?

Some tips:

1. Explain the organization of the presentation in advance
2. Define any unfamiliar or ambiguous terms (including acronyms, jargon, technical terms)
3. Present key points in a logical order
4. Make explicit connections between they key points

Making it Memorable

Your audience will remember your message better if you can connect it to their other thoughts or make it stand out in their minds.

Some ideas:

1. Give practical examples to illustrate the concepts
2. Tell anecdotes that make the concepts real
3. Use metaphors to tie new concepts to those that are familiar
4. Suggest practical applications of your ideas
5. Present the content in an unusual way, or from an unusual angle
6. Use vivid imagery
7. Have the audience complete a quick activity relating to your topic

Trimming Content

Since there are time limits for your presentation, keep extraneous information to a minimum. Identify and eliminate any information that does not contribute to your message. If your presentation is still too long, consider narrowing the scope of your message.

Handouts

Long after the conference, handouts continue to remind people who you are and what you spoke about. They can also get your message across to those who were unable to attend your presentation. Have sufficient copies of your paper available to distribute to the audience and other interested individuals. You may also wish to hand out materials or tools that the audience can take home and use in their own work.

Presentation Style

Even the most intriguing content will not maintain an audience's attention if the presenter is half asleep. Be enthusiastic about your topic! Your enthusiasm will be contagious.

Some tips:

1. Talk with the audience, rather than reading your paper to them verbatim
2. Make eye contact with members of the audience
3. Involve the audience in your presentation: pose challenges or raise questions in their minds, and then guide them through the relevant issues

Audio-Visual Aids

Used properly, audio-visual aids can substantially improve the clarity of a presentation. Use them to orient your audience, or to present concepts that are better explained visually than orally (e.g., graphs and diagrams). Make sure that your AV equipment is working before the session begins.

If you use overheads or slides with text on them, make sure the font is large enough to be legible at the back of the room. As a general rule, put no more than seven lines of text on a slide or overhead, and no more than seven words per line.

Improving Your Presentations

Do you want to overcome nerves or become a better speaker? If so, consider joining a Toastmasters club. To find a Toastmasters club near you, refer to the Toastmasters International home page: http://www.toastmasters.org/ or call their head office at: (949) 858-8255.

References

Fiander, T., Outhouse, M., Watton, S., & Zorzi, R. (1998). Canadian Evaluation Society 1998 conference evaluation report. St. John's, NF: Canadian Evaluation Society.

We want your feedback

Please let us know whether or not this guide was helpful, and how it can be improved. Send your comments to the author by e-mail: rzorzi@play.psych.mun.ca, or fax: (416) 929-9431, or mail:

65 Rowanwood Ave., Toronto, ON, M4W 1Y8.

1f) Des présentations efficaces

But des présentations

Le principal but d'une présentation est de communiquer de l'information et des idées aux autres. Pour que la communication soit efficace, votre auditoire doit écouter votre message, le comprendre et le retenir.

La préparation est la clé d'une présentation réussie. Vous pouvez concevoir votre présentation de façon à rehausser l'intérêt, la compréhension et la rétention.

Contenu de la présentation

Les gens écoutent quand ils pensent qu'ils apprendront quelque chose d'utile. Examinez votre sujet du point de vue de l'auditoire.

Posez-vous les questions:

• En quoi ma présentation est-elle pertinente pour l'auditoire?
• Quels aspects de mon sujets seraient les plus intéressants pour l'auditoire?
• Quelles idées les membres de l'auditoire pourront-ils utiliser dans leur travail?

Les délégués de la conférence SCE 1998 ont dit qu'ils sont plus intéressés quand...

1. Le contenu de la présentation reflète ce que dit le précis
2. La présentation traite d'un sujet important
3. On présente les deux côtés de la question
4. On met davantage l'accent sur l'évaluation que sur le programme qui en fait l'objet
5. Les méthodes d'évaluation conviennent pour l'étude
6. On présente des méthodes nouvelles et innovatrices
7. Le présentateur discute brièvement des résultats de l'évaluation et de leur utilisation.

Organisation de la présentation

Une présentation comporte généralement trois parties. L'introduction retient l'attention de l'auditoire et le fait entrer dans le sujet. Le corps aborde en détail trois à cinq points reliés au message central. La conclusion établit des liens entre les différents points et réitère le message sous-jacent. Les participants comprennent mieux les nouveaux renseignements qui leur sont communiqués quand ils sont reliés à ce qu'ils savent déjà.

Posez-vous les questions:

• Quel est le message principal que je tente de passer?
• Qu'est-ce que l'auditoire sait déjà de mon sujet?
• Quelle information leur permettra de comprendre mon message?

Quelques conseils :

1. Expliquez l'organisation de la présentation à l'avance
2. Définissez les termes peu familiers ou ambigus (acronymes, jargon, termes techniques)
3. Présentez les points clés dans un ordre logique
4. Établissez des liens précis entre les points clés.

Comment rendre une présentation inoubliable

Votre auditoire se souviendra mieux de votre message si vous pouvez le relier à d'autres idées ou si vous arrivez à l'imprégner dans leur esprit.

Quelques idées :

1. Donnez des exemples pratiques pour illustrer les concepts
2. Racontez des anecdotes pour rendre les concepts plus réels
3. Utilisez des métaphores pour relier les nouveaux concepts à ceux qu'on connaît déjà
4. Suggérez des applications pratiques pour vos idées
5. Présentez le contenu d'une manière innovatrice ou d'un point de vue inhabituel
6. Ayez recours à une imagerie très vive
7. Demandez à l'auditoire de prendre part à un bref exercice relié à votre sujet

Restriction du contenu

Puisque vous n'avez qu'un temps limité pour faire votre présentation, ne fournissez qu'un minimum de renseignements superflus. Repérez et éliminez toute information qui n'apporte rien à votre message. Si votre présentation est encore trop longue, essayez d'en restreindre la portée.

Documentation

Longtemps après la conférence, la documentation distribuée continuera de rappeler aux gens le sujet de votre présentation. La documentation peut aussi servir à communiquer votre message à ceux qui n'ont pas pu assister à la présentation. Ayez suffisamment de copies pour distribuer à l'auditoire et aux autres personnes intéressées. Vous voudrez peut-être aussi distribuer des documents ou du matériel que les participants peuvent emporter avec eux et utiliser dans leur travail.

Style de présentation

Même le sujet le plus fascinant n'arrivera pas à retenir l'attention de l'auditoire si le présentateur est à moitié endormi. Soyez enthousiaste à propos de votre sujet! Votre enthousiasme sera contagieux!

Quelques conseils :

1. Parlez avec l'auditoire au lieu de lui lire votre exposé machinalement
2. Regardez les membres de l'auditoire dans les yeux
3. Faites participer l'auditoire à votre présentation : lancez des défis aux participants ou soulevez des questions qui leur feront réfléchir, puis présentez-leur les enjeux importants.

Aides audio-visuelles

Utilisées de façon appropriée, les aides audio-visuelles peuvent considérablement rehausser la clarté d'une présentation. Utilisez-les pour orienter votre auditoire ou pour présenter des concepts qui s'expliquent mieux visuellement qu'oralement (par ex., courbes et diagrammes). Assurez-vous que votre équipement audio-visuel fonctionnement bien avant le début de la session.

Si vous utilisez des acétates ou des diapositives, assurez-vous que les caractères soient assez gros pour pouvoir être lus du fond de la pièce. En règle générale, ne mettez pas plus de sept lignes de texte sur une diapositive ou une acétate et pas plus de sept mots par ligne.

Comment améliorer vos présentations

Voulez-vous apprendre à surmonter votre nervosité et devenir un meilleur orateur? Si oui, joignez-vous à un club Toastmasters. Pour trouver le club le plus près de chez vous, consultez la page d'accueil internationale de Toastmasters à : http://www.toastmasters.org/ ou appelez leur siège social en composant le (949) 858-8255.

Ouvrages de référence:

Fiander, T., Outhouse, M., Watton, S., & Zorzi, R. (1998). Rapport d'évaluation de la conférence de 1998 de la Société canadienne d'évaluation. St. John's, T.-N.: Société canadienne d'Évaluation.

Nous voulons avoir vos commentaires. Dites-nous si ce guide vous a été utile et comment nous pourrions l'améliorer. Envoyez vos commentaires et suggestions à l'auteur par courrier électronique à : rzorzi@play.psych.mun.ca, par télécopieur au (416) 929-9431 ou par la poste à : 65, av Rowanwood, Toronto (Ontario) M4W 1Y8.

2e) Designing Effective Posters

Poster Purposes

The purpose of a poster is to communicate information and ideas to other people. For communication to happen, other people must notice the poster, read it, and understand it before moving on.

The typical reader approaches a poster, stops, reads it, understands it, and moves on in 90 seconds or less! (O'Connor, 1991)

Poster Content

A scientific poster can include:

1. a very short abstract
2. a brief introduction
3. a basic description of materials and methods
4. a results section
5. some succinct conclusions
6. a short list of references

Generally, you should write so that a non-specialist can understand the methods you used and the significance of your results.

Trimming Content

The biggest challenge in designing a poster is deciding what information to include. You need to minimize the amount of text without sacrificing understanding. This can be a tough balancing act.

Some tips:

1. Make a detailed outline of your presentation
2. Identify critical and extraneous points
3. Present only enough data to support your conclusions.
4. After you write each section, go through your text and weed out unnecessary words.

Figures

Tables, graphs, photographs, and other illustrations can catch people's interest and convey your point very effectively. If you are presenting data, graphs are usually preferable to tables (O'Connor, 1991).

Some tips:

1. Keep figures as simple as possible.
2. Place short, informative titles above them.
3. All labels should be written horizontally.
4. The figures should stand alone; the reader should not have to refer to the text in order to understand them.

Poster Design

Find out the horizontal and vertical dimensions of the poster space, and make a scale drawing of your layout. People will notice a poster that has bright colours, interesting pictures, and an attractive layout. They will read a poster that is legible, well-organized, and that has an interesting title.

"At first glance from 10-15 feet away, the viewer should see an easy-to-read title and an uncluttered, neat arrangement of photos and/or illustrations and text. It should be obvious where to start inspecting the poster and where to go from there." (Connor, 1989:17)

Poster Layout Ideas

Cards

Many presenters glue their text and illustrations on several "cards", or pieces of coloured board, which are fairly easy to transport. The cards are then mounted on larger display boards at the conference.

Some tips:

1. Use different sizes, shapes and colours to emphasize key points and add interest.
2. Arrange the cards so that the flow of the poster is obvious.
3. Use numbers or arrows to indicate the next card.

Fonts

Different fonts can enhance or impair legibility. In general, a serif font (e.g., Roman) is easier to read than a sans serif font (e.g., Arial)

SO CAN TYPE THAT IS CAPITALIZED.

Type that is too small will discourage your readers.

Type that is too fancy can impede legibility.

Some tips:

1. Use large type so that the poster can be read comfortably up to a metre away (Table1).
2. Capitalize and punctuate normally.
3. Left-justify the text.
4. Use slightly larger spacing between lines than usual.

Recommended letter height and font size for poster text. (O'Connor, 1991)

	Font Size	Capital Height
Title	170 pt	40 mm
Subtitle	54 pt	10-16 mm
Text	28 pt	6-8 mm

References

Connor, C. W. (1989). The poster session: a guide for preparation. Geological Society of America News and Information, 17(7), 17-20.

O'Connor, M. (1991). Writing successfully in science. London: Harper Collins.

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2f Concevoir des affiches efficaces

But des affiches

Les affiches sont conçues pour communiquer de l'information et des idées aux autres. Pour que la communication ait lieu, d'autres personnes doivent remarquer l'affiche, la lire et la comprendre avant d'aller plus loin.

Le lecteur typique s'approche d'une affiche, s'arrête, la lit, la comprend et poursuit son chemin, le tout en 90 secondes ou moins! (O'Connor, 1991)

Contenu de l'affiche

Une affiche scientifique peut inclure :

1. un précis succinct
2. une brève introduction
3. une description de base du matériel et des méthodes utilisés
4. une section sur les résultats
5. quelques conclusions succinctes
6. une courte liste d'ouvrages de référence

De façon générale, vous devriez écrire de façon à ce qu'un non spécialiste puisse comprendre les méthodes qui vous avez utilisées et l'importance de vos résultats.

Restriction du contenu

Lorsqu'on conçoit une affiche, le plus grand défi consiste à décider quels renseignements y inclure. Vous devrez minimiser la quantité de texte sans pour autant sacrifier l'intelligibilité &endash; un exercice qui peut s'avérer assez délicat.

Quelques conseils :

1. Faites un résumé détaillé de votre présentation
2. Identifiez les points essentiels et les points superflus
3. Présentez juste assez de données pour appuyer vos conclusions
4. Après avoir rédigé chaque chaque section, relisez le texte et éliminez les mots superflus.

Chiffres

Les tableaux, les diagrammes, les photos et autres illustrations peuvent retenir l'intérêt des gens et communiquer vos idées de façon très efficace. Si vous présentez des données, les diagrammes sont généralement préférables aux tableaux (O'Connor, 1991).

Quelques conseils :

1. Gardez les chiffres aussi simples que possible
2. Placez des titres courts et informatifs au dessus des chiffres
3. Toutes les étiquettes devraient être rédigées horizontalement
4. Les chiffres devraient être explicites; le lecteur ne devrait pas avoir à consulter un autre ouvrage pour les comprendre.

Conception des affiches

Déterminez les dimensions horizontales et verticales de votre affiche et tracez une esquisse de la structure de l'affiche. Les gens remarqueront une affiche qui a des couleurs vives, des photos intéressantes et une présentation attrayante. Ils liront une affiche qui est lisible, bien organisée et qui a un titre intéressant.

«Au premier coup d'oeil, à 12 ou 15 pieds de loin, l'observateur devrait voir un titre facile à lire et des photos/illustrations organisées de façon attrayante, ainsi que du texte. On devrait pouvoir aisément savoir par où commencer à lire l'affiche et l'enchaînement de l'information devrait être facile à suivre.» (Connor, 1989:17)

Cartes

Plusieurs présentateurs collent leurs textes et leurs illustrations sur des «cartes», ou des morceaux de carton de couleur, qui sont assez faciles à transporter. Les cartes sont ensuite placées sur des panneaux d'exposition plus grands à la conférence.

Quelques conseils :

1. Utilisez différentes tailles, formes et couleurs pour attirer l'attention sur certains points clés et pour ajouter de l'intérêt.
2. Disposez les cartes de façon à ce que l'enchaînement des affiches soit clair.
3. Utilisez des numéros ou des flèches pour indiquer l'enchaînement des cartes.

Polices de caractères

Différentes polices de caractères peuvent rehausser ou entraver la lisibilité. De façon générale, une police avec empattement (par ex., Roman) est plus facile à lire qu'une police sans empattement (par ex., Arial)

DE MÊME QUE LE TEXTE EN MAJUSCULES

Les caractères trop petits peuvent décourager les lecteurs.

Les caractères trop complexes peuvent entraver la lisibilité.

Quelques conseils :

1. Utilisez des gros caractères de façon à ce qu'on puisse lire l'affiche confortablement à une distance d'un mètre (Tableau 1).
2. Utilisez des lettres majuscules et la punctuation comme vous le feriez normalement.
3. Justifiez le texte à gauche.
4. Utilisez des espaces légèrement plus larges que d'habitude entre les lignes.

Hauteur et grosseur recommandées pour le texte des affiches (O'Connor, 1991)

	Grosseur de la police	Hauteur des capitales
Titre	170 pt	40 mm
Sous-titre	54 pt	10-16 mm
Texte	28 pt	6-8 mm

Ouvrages de référence

Connor, C. W. (1989). The poster session: a guide for preparation. Geological Society of America News and Information, 17(7), 17-20.

O'Connor, M. (1991). Writing successfully in science. London: Harper Collins.

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3) Session Moderation / Présider une session

Purpose of Moderation If you are the moderator, you are responsible for making sure that the session runs smoothly. Your duties include: Explaining the format of the session Introducing and thanking the speakers Running the Q&A session (if applicable) Keeping the session on time. Session format Meet with the speakers before the session to discuss the best format for the session. In what order will the speakers present? When and how will questions be handled? At the beginning of the session, explain the agenda to the audience. Introducing speakers Before the conference, ask each speaker for a précis outlining aspects of their background that are relevant to the presentation. When introducing the speakers, say their name, the title of their presentation, and highlight one or two aspects of their background that are of interest to the audience. Be enthusiastic! Thank the speakers after they have given their presentations. Timing Meet with the speakers before the session to establish the timing rules. Begin the session on time, and use a watch or a stop-watch to time each speaker. Signal the speaker with coloured cards at predetermined times (e.g., when they have five minutes left) and when their time is up. If a speaker continues past the allotted time, stand up, thank the speaker, explain that their time is up, and introduce the next speaker. End the session promptly so that the next set of speakers can begin setting up. We want your feedback Please let us know whether or not this guide was helpful, and how it can be improved. Send your comments to the author by e-mail: rzorzi@play.psych.mun.ca table of content

Responsabilités des président(e)s En tant que présiden(e), il vous incombe de veiller au bon déroulement de la session. Vous devez, entre autres : Expliquer le format de la session Présenter et remercier les conférenciers Diriger la période de questions (s'il y a lieu) Respecter le temps prévu pour la session. Format de la session Réunissez-vous avec les conférenciers avant la session pour discuter du meilleur format à adopter pour cette dernière. Dans quel ordre les conférenciers s'adresseront-ils à l'auditoire? Quand et comment les questions seront-elles posées? Au début de la session, expliquez l'ordre du jour aux participants. Présentation des conférenciers Avant la conférence, demandez à chaque conférencier de vous remettre un bref résumé de leur expérience et de leurs réalisations qui sont pertinentes pour la présentation. Quand vous présentez les conférenciers, mentionnez leur nom, le titre de leur exposé et un ou deux aspects de leurs antécédents qui sauraient intéresser l'auditoire. Manifestez de l'enthousiasme! Une fois leur exposé terminé, remerciez les conférenciers. Durée Réunissez-vous avec les conférenciers avant la session pour leur donner des directives sur la durée de leur présentation. Débutez la session à l'heure prévue et utilisez une montre ou un chronomètre pour surveiller la durée de l'exposé de chaque conférencier. Utilisez des cartes de couleur pour indiquer aux conférenciers, à des intervalles prédéterminés, combien de temps il leur reste et quand le temps est écoulé. Si un conférencier continue de parler après que le temps prévu se soit écoulé, levez-vous, remerciez le conférencier en question, expliquez-lui que son temps est écoulé et présentez le prochain conférencier. Terminez la session promptement de façon à ce que les autres conférenciers puissent commencer à s'installer. Nous voulons avoir vos commentaires Dites-nous si ce guide vous a été utile et comment nous pourrions l'améliorer. Envoyez vos commentaires et suggestions à l'auteur par courrier électronique à : rzorzi@play.psych.mun.ca, par télécopieur au (416) 929-9431 ou par la poste à : 65, av Rowanwood, Toronto (Ontario) M4W 1Y8. table des matières

 

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